経理処理の基本は、取引の証拠となる書類を保管することにあります。
お金が動いたときに、その裏付けとなる資料を管理しておかないと、帳簿に記載した取引が実際にあったことを証明することができません。
その中でも、経費を支払った領収書の保管は大切です。
私が行っている、領収証の保管方法です。
領収書は必ず保管
領収書は、必ず保管しておく書類です。
法人や個人の青色申告の場合、保存期限は７年間となっています。
税務調査があった場合にも、必ず提示を求められます。
クレジットでの支払いの場合、後日利用明細が発行されます。
ただ、この利用明細だけでは、軽減税率の適用有無について確認することができません。
お店が直接発行した書類でもなく、インボイス登録番号の記載もありません。
利用明細とともに領収書も保管する必要が出てきます。
領収書の処理の仕方
まず、領収書を受け取ったら早いうちに帳簿を付けておきます。
当日がベストですが、枚数が少なければ週末にまとめてもいいかもしれません。
私はマネーフォワードを使っているので、スマホで写真撮影です。
パソコンを開くことなく記帳できるので、いつでもどこでも行えます。
マネーフォワードの会計画面から「自動で仕訳」を選択し、スマホで読み取った取引を登録します。
登録された取引は、「会計帳簿」ー「仕訳帳」で確認できます。
それぞれの仕訳には、「取引No」が振られます。
領収書を紙に貼る
さて、この領収書を最終的にどうするか。
私は、紙に貼っています。
こんな感じでペタペタと。
ただ貼るだけだと帳簿との関連性がわからなくなるので、仕訳帳の「取引No」を余白に書いておきます。
台紙は、コピー用紙や広告の裏面を利用して構いません。
綴じるのが面倒であれば、スクラップブックというのも方法です。
貼った領収書は後日見返すことはないので、どんどん重ねて貼っています。
月ごとに分けることもしていません。
糊付けは上部だけで十分ですし、大きな領収書・レシートは折ってしまって構いません。
展開して見えるのであれば、税務調査で指摘されることはありません。
糊付けには、ドットライナーを使っています。
手も汚れず、軽く引っ張るだけでしっかりくっつくので愛用しています。
その他の方法
領収書を保管する方法としては、月ごとに袋やポケットファイルに入れることでも構いません。
私もこの方法を試したこともありますが、そのために袋を用意しなくてはならないのが面倒です。
見返さないとはいえ、中でバラバラになってしまうし（クリップで留めればよかたかもしれません）、意外と場所を取ってしまうということもあります。
また、スキャナ保存をするというのも方法です。
ただし、電子帳簿保存法の「スキャナ保存要件」を満たす必要はあります。
本日のまとめ
領収書の保存は、地味な仕事ですが経理の基本です。
方法としてはいくつかあると思います。
ご自身の事業内容に合わせ、ときには試行錯誤を経ながら、最適解を見つけることになるはずです。
