先日のブログで、現在行っている記帳代行では弥生会計の「スマート取引取込」を使っている話を書きました。
レシートをスキャナで取り込み、自動的に仕訳にしてくれる機能です。
売上データは、エクセルで作成しインポート機能を使いました。
エクセルとの連携
経費を支払い、レシートを受けった場合には、スキャナで読み込むのが早いように思います。
手元のレシートをみても
- 日付がバラバラ
- 形式もバラバラ
- インボイス番号があるもの、ないもの
など形式に統一感がありません。
これを人間が目で見て、入力するのはかなりの負担となります。
効率的とはいえません。
レシートは相手が作成していますが、売上については自社で管理しています。
そのため、スキャナーで読み込むのとは少し違います。
売上の管理方法は、会社によって
- 伝票のまま
- ノートに集計
- 請求書・領収書の控
などさまざまですが、様式は統一されています。
エクセルで入力するメリット
弥生会計に売上取引を入力するオーソドックスな方法は、
- 伝票画面から入力する
- 「かんたん取引入力」で入力する
だと思います。
「かんたん取引入力」は、画面もわかりやすく、「同じ取引を続けて登録」というチェックボックスもあるので、サクサク入力ができそうです。
毎日あるいは毎週売上を入力する場合には、便利かもしれません。
しかし、１か月、１年分をまとめて入力するには少し手間がかかりそうです。
入力のたびに取引を確定させる必要があるうえ、一覧性もありません。
エクセルでまとめて入力する方が簡単そうです。
エクセルの形式
弥生会計に仕訳データをインポートするには、形式を整える必要があります。
形式については、弥生会計のHPに説明があります。
「条件」項目に「必須」とある箇所は必ず入力します。
エクセルの便利なところは、
- 固定値となる値をコピーできる（識別フラグ、取引タイプなど）
- 日付のように連続性のある値を計算式で入力できる（前の日付＋１で計算など）
- あとは金額を入力するだけ
というところだと思います。
作成したデータはこのような感じです。
（金額はダミーです。金額は乱数関数で作成しています）
摘要は「売上」と素っ気ない書き方ですが、日付データがあるので日付を付加することもできそうです。
CSVに書き出し、弥生会計にインポート
このように作成したエクセルファイルをcsv形式に変換して保存します。
エクセル画面の左上「ファイル」から「エクスポート」を選択し、csvに書き出します。
あとは、弥生会計のインポート機能を使い、取り込むだけです。
うまくいくか心配でしたが、10秒ちょっとで完了しました。
本日のまとめ
弥生会計で、日付が連続した定型的な取引データを入力するには、エクセルで作表して取り込むのが簡単です。
一度フォームを作ってしまえば、使いまわしができるのも便利です。
ただ、このように日々取引がある場合、まとめて入力するのがいいのかという根本的な問題はあります。
売上や経費を日々、あるいは、毎週など定期的に入力していかないと、経営状況の把握ができません。
今回は１年分の入力となりましたが、定期的な記帳の方が良いかと思います。
