エクセルでセルのデータを下の行に大量コピーする場面があります。。
オートフィルで埋めるのも便利ですが、「Ctrl」＋「D」の方が使いやすく確実と感じています。
オートフィルとは
オートフィルとはエクエルの便利機能。
データの規則性に基づいて、値を推測して埋めてくれます。
A列は、１、２と連続した数字。
B列は、曜日です。
C列は、月。
最初の１行を選択し、右下に表示される十字マークを下にドラッグすると上図のような連続データとなります。
オートフィルでデータをコピー
しかし、ときにはデータを連続させたくないこともあります。
例えば、C列すべてを「2024年１月」で埋めたい場合です。
オートフィルを使う場合２つの方法があります。
上下のデータを同一としてからオートフィル
オートフィルは、データの規則性から空白セルを埋める機能です。
それであれば、上下のデータを同一にすれば同じ値という規則性が生まれます。
C列の１行目、２行目を「2024年１月」としてオートフィルをかければ、下まで「2024年１月」が埋まります。
オートフィルを実行するには、
- 範囲を選択してドラッグする方法
- 右下に出てくる十字をダブルクリックする方法
があります。
ダブルクリックの注意点
ダブルクリックしてオートフィルをする場合、途中に入力済みセルがあったときには、オートフィルされる範囲は入力済みセルの前までとなります。
大きなデータを操作する場合、途中にデータがあることを見落とすことがあります。
ここは注意点です。
オートフィルオプションを使う
オートフィルを使いデータを下にコピーするもう一つの方法は、オートフィルオプションを使うものです。
オートフィルをした際に、右下にオプションボタンが表示されます。
一度オートフィルをした後に、オートフィルオプションから「セルのコピー」を選択します。
これでも一番上のセルにあるデータをコピーすることは可能です。
ショートカットでデータをコピー
オーソドックスな コピー→ペースト
ショートカットキーを使いデータを複写することもできます。
良く知られているのは、
- 「Ctrl」＋「C」でコピー
- 「Ctrl」＋「V」で貼り付け
というものです。
この方法も確かに便利です。
ただし、「コピー」と「貼り付け」で２回動作が必要となります。
「Ctrl」＋「D」がもっと便利
もう一つの方法は、「Ctrl」＋「D」によるもの。
エクセルで頻繁に用いられる「１つ上のセルをコピーする」といったときに便利です。
参照→ エクセルの入力に使える小技４選
「Ctrl」＋「D」は、１つ上のセルをコピーする以外にも、範囲を指定して一番上のセルをコピーすることにも使えます。
コピー対象のセルを一番上に置き、貼り付けたいセル範囲を選択します。
この状態で「Ctrl」キーを押しながら「D」キーを押します。
この方法でもC列を「2024年１月」で埋めることができます。
本日のまとめ
エクセルで同一データを下に埋めるケースは多くあります。
今回紹介したオートフィルでも、ショートカットでもどちらでも構いません。
ほかにも方法はあります。
使い易い方法を選べば良いかと思います。
私が一番便利で確実だと思っているのが、「Ctrl」＋「D」。
オートフィルで使いづらいと思っているのが、
- 初期状態ではコピーではなく連続データになる
- ダブルクリックでオートフィルを実行した場合、下に入力済みセルがあるとそこで止まってしまう
- マウス操作が必要となる
という点です。
その点「Ctrl」＋「D」だと、
- ショートカットキーで方法が簡単
- 複写させたい範囲が明確に選べる
というのが気に入っています。
