行政書士の事務所調査です。 思っていたよりもかなり早い時期に行われました。
今後登録される方の参考になればと思います。
事務所調査とは
事務所調査を実際に訪問して行うかは、都道府県により異なるようです。
事務所図面に写真を添付して、書類調査で終了というところもあるようです。
「調査」というと身構えてしまいますが、落とすためではなさそうです。
おそらく
書類で提出した事務所図面と実際が一致しているか。
顧客の秘密が保たれるような部屋は確保されているのか。
それを確認しているようです。
調査の目的は、行政書士業務に対する信頼の確保、相談内容の秘密保持かと思います。
それなりの準備は必要です。
あと、忘れてはならないのは、調査に来られる方（多くの場合支部長）は、今後も支部活動を通じてお世話になるということ。
社会人として常識と良識のある対応を心がけました。
事務所調査は意外と早い
私が行政書士登録をしたのが４月２日の火曜日。
そのとき担当の方から「事務所調査の連絡は早ければ今週中にあるかもしれません」とのこと。
思わず「そんなに早いのですか」と聞き返してしまいました。
予想外に早いものです。
調査を担当される支部長から携帯電話にお電話をいただいたのは、翌週の月曜日。
受付の方が話されていたとおりです。
電話で早速日程調整。
私の方はいつでもヒマ。
支部長も今週は比較的時間がとれるとのこと。
いったんは「明日」と決まりかけましたが、さすがにそれでは心の準備ができません。
木曜日の午後にお願いすることにしました。
準備したもの
準備といっても、基本的なことをしただけです。
- 駐車場所の確保
事務所調査の電話をいただいたときに、交通手段を伺っておきました。
当日は自動車でお越しになるとのこと。
事務所予定地である自宅は駅からはかなり離れています。
とても徒歩では無理です。
自宅には１台程度であれば止められるスペースがあるので、その旨お伝えしました。 - 部屋の片付け
これは当然のことです。
調査を受けるのに散らかっているというのは、ちょっと問題。
ピカピカにする必要はありませんが、見苦しくない程度に片付けました。 - レイアウトの一致
提出した図面と一致するように、機材を配置します。
図面は正確に書いたつもりですが、一応念のため。
パソコン、プリンタ、書棚、書類保管場所などを図面のとおりそろえます。 - お茶の用意
お茶を出さなくても減点はないはずです。
しかし、一般的にお客さまを迎える場合、お茶を入れて差し上げます。
また、間が持つのも好都合です。
お茶、湯飲み、茶托、お盆を確認しておきした。
調査当日
当日は、予定時間の少し前に自宅前で待機をしました。
奥まった住宅地で場所がわかりにくいのと、駐車場所を案内するためです。
午後２時ちょうどくらいに白い車がゆっくりと来たので伺ったところ、まさに支部長でした。
その後家（事務所予定地）に上がられ、事務所を確認し、チェックシートにレ点を付けていきます。
「特に問題ありません」とのこと。
短時間で終了。一安心です。
その後行政書士の仕事について雑談となり、最後に支部の案内と、規程について説明を受けました。
また、
- 登録後に支部のサイトに住所と電話番号を掲載して構わないか
- 支部のサイトに載せる業務内容は何か
- 支部の連絡用メーリングリストに載せるためのメールアドレス
を尋ねられました。
ここら辺は、支部によって違うのかもしれません。
本日のまとめ
行政書士登録申請時の事務所調査は、受けてみるとそれほど大げさに考えなくてもいいのかもしれません。
「調査」というよりも「確認」といった方が近いような気がします。
とはいえ、きちんと準備はしたいもの。
開業すれば、お客さまが来ることもあるはず。
そのための準備にもなります。
何よりも支部長から支部の活動、行政書士業務について話を聞ける機会として貴重かと思います。
