現在、ニック・トレントン氏の「Stop Overthinking」をKindleで読んでいます。
翻訳版もあり、日本でも非常に売れているようです。
「考えすぎ（オーバーシンキング）」をどう止めるかというテーマの本ですが、その中で特に興味深かったのが、「アイゼンハワー・マトリクス」の活用法です。
ひとりで仕事をしているので、時間を好きに使える反面、管理にも気を付けています。
タスクの4つの分類
アイゼンハワー・マトリクスは、すでに多くのビジネス書で紹介されているようです。
第34代アメリカ合衆国大統領ドワイト・D・アイゼンハワーが用いていたとされる優先順位決定メソッドです。
業務タスクを重要性と緊急性の２つの軸を使って分類しています。
タスクを
- 重要かつ緊急
- 重要であるが緊急でない
- 緊急であるが重要ではない
- 重要でも緊急でもない
にわけるというものです。
４つの分類とタスクへの対応
４つの分類のうち、「重要かつ緊急」と「重要でも緊急でもない」仕事に対する対応は容易です。
「やる」と「やらない」しかありません。
「重要かつ緊急」な仕事としては、締め切り近い業務、トラブル対応、体調不良による通院などがあります。
これは、すぐにやるしかありません。
「重要でも緊急でもない」のは、SNSやゴシップニュースなどがそれにあたります。
仕事時間中にやる必要性はありません。
ここまでは簡単です。
ちょっと注意が必要なのは「緊急だが重要でない」タスクです。
メールやLINEの返信などは、すぐに対応してしまいがちですが、後回しにしても差し支えないもののあります。
ひとり士業には関係ありませんが、会議の出席なども含まれるかもしれません。
これに時間を取られると仕事をやったような錯覚に陥ります。
そして最も難しいのは「重要であるが緊急でないタスク」への対応です。
重要であるが緊急でないタスク
「重要だが緊急ではない」とは、次のようなタスクがあるように思います。
- 知識を蓄えるための読書や研修
- 業務の周辺知識のブラッシュアップ
- 睡眠時間の確保や定期的な運動
- リラックスする時間
これらは、やらなかったからといって直ちに業務に支障が出るわけではありません。
むしろ、やらない方が短期的には仕事にはメリットがありそうです。
しかし、長期的に見れば、やらなかったことの弊害はいつか必ず来るように思います。
時間の確保と仕事の抑制
重要だと分かっていても、急ぎの仕事があるとどうしても、手を付けるのが後になりがちです。
これを避けるには、まず、「仕事を入れ過ぎない」ことだと思っています。
仕事を入れ過ぎなければ、「緊急」の軸が少なくなり、「重要性」の軸だけが残ることになります。
仕事の分量は、キャパシティーの７割程度を基本としています。
これよりも多いと「緊急」に対応できませんし、これよりも少ないと仕事の緊張感がなくなりそうです。
また、
- 本をもって喫茶店に行くなどの物理的な隔離
- 予定を先に入れてしまうといった時間の確保
も日常に取り入れるようにしています。
「そのうち旅行に行く」「そのうち会いましょう」では、まず実現しないと思いますので。
本日のまとめ
ひとりで仕事をしていると、時間を自由に使えるというのはメリットです。
一方で、仕事を目一杯入れてしまうこともできてしまい、毎日「緊急」案件ばかりということにもなりかねません。
「Stop Overthinking」と、その本で紹介されていた「アイゼンハワー・マトリクス」で改めて「重要性」と「緊急性」また、その対応について考えることができたように思います。
